Aplikasi Project di Odoo bukan sekadar papan Kanban untuk task. Kekuatannya ada pada keterhubungan: dari CRM ke project, dari project ke pelanggan, dan dari task ke jadwal tim di lapangan, semuanya dalam satu database.
Bagi perusahaan jasa, konsultan, kontraktor, dan tim implementasi, fitur seperti Project Roles, kolaborator portal, dan laporan margin menyentuh pekerjaan harian. Artikel ini membahas fitur-fitur tersebut, manfaatnya, mana yang tersedia di Community, dan tips agar implementasinya berhasil.
Project Roles: siapa mengerjakan apa, sejak hari pertama
Setiap role (misalnya Project Manager, Developer, Consultant) punya kolom Team Members yang berisi user yang boleh mengisi role tersebut. Saat project dibuat dari template, orang untuk tiap role tinggal dipilih dari daftar itu; di Enterprise, isiannya terisi otomatis.
Dampaknya terasa pada perusahaan yang sering membuka project dengan struktur serupa, seperti tim implementasi ERP. Template menyimpan tahapan dan task standar, role menyimpan siapa yang bertanggung jawab, sehingga project baru siap jalan tanpa disusun ulang dari nol.
Dari opportunity CRM langsung ke project
Opportunity yang dimenangkan bisa langsung dijadikan project lewat aksi Create Project, dengan memilih project template. Setelah itu, smart button di opportunity menampilkan project dan task yang terhubung.
Jalur lewat sales order tetap tersedia. Namun tim bisa memulai kickoff tanpa menunggu quotation selesai, misalnya untuk fase discovery atau presales yang belum ditagih.
Catatan teknis: fitur ini memerlukan CRM, Sales, dan Project aktif, serta hak akses Project Administrator.
Kolaborasi pelanggan lewat portal yang lebih rapi
Odoo memisahkan kolaborator dari follower. Pelanggan bisa diberi akses project di portal tanpa ikut menerima semua notifikasi, dan setiap kolaborator punya level akses sendiri.
- Level akses kolaborator: View, Edit, atau Advanced Edit, diatur dari menu Share Project di project.
- Task untuk user portal: user portal dengan akses Edit atau Advanced Edit bisa dipilih sebagai assignee task. Cocok untuk task yang memang harus dikerjakan klien, seperti menyiapkan data master atau UAT.
- Riwayat task di portal: perubahan stage dan log tracking lain tampil di Communication History task pada portal, sehingga klien bisa melihat progres tanpa bertanya lewat chat.
Untuk proyek implementasi, ini menjawab dilema lama: klien perlu transparansi, tetapi catatan internal tim tidak boleh ikut terbuka.
Profitabilitas: laporan Margins dan Forecast Margins
Analisis profitabilitas tersedia sebagai laporan khusus di Project › Reporting: Margins untuk margin aktual dan Forecast Margins untuk margin proyeksi. Enterprise menambahkan ringkasan budget project.
Karena berbentuk laporan, margin bisa difilter, dikelompokkan, dan dibandingkan lintas project. Manajemen bisa langsung melihat project mana yang menggerus margin, bukan membuka project satu per satu. KPI kustom juga bisa dibangun dengan Odoo Spreadsheet.
Gantt yang bisa dicetak dan task yang nyaman di ponsel
Di Enterprise, Gantt view task punya aksi Print di menu gear. Hasilnya PDF jadwal task untuk periode yang sedang tampil (skala Week atau Month), praktis untuk rapat mingguan atau dibagikan ke klien yang tidak memakai Odoo.
Di ponsel, bintang prioritas dan status task ditempatkan di baris sendiri di atas nama task. Nama task mendapat lebar penuh sehingga mudah dibaca dan diedit oleh tim yang bekerja di lapangan.
Timesheets: mencatat jam kerja tanpa pindah aplikasi
Analisis margin hanya seakurat timesheet di baliknya. Odoo mengatasi masalah klasik "lupa isi timesheet" lewat dua fitur Enterprise.
- Timer di top bar: timer bisa dijalankan dari aplikasi mana pun, lalu dipilih project dan task-nya tanpa membuka aplikasi Timesheets. Jika Attendances terpasang, timer muncul sebagai tab Timesheets di menu Attendance setelah check-in.
- Timesheet Assistant: membaca aktivitas komputer dari ActivityWatch (tracker lokal di perangkat pengguna) dan mengubahnya menjadi saran timesheet. Data aktivitas mentah tetap di perangkat; hanya entri yang disetujui pengguna yang tersimpan di Odoo.
Aturan assistant juga lebih fleksibel. Aturan bisa berlaku untuk semua orang, departemen tertentu, atau pribadi. Ada opsi Side Activity agar interupsi singkat seperti cek chat tidak memecah task utama, dan Threshold dalam menit agar aktivitas yang terlalu singkat tidak muncul sebagai saran.
Expense: biaya lapangan langsung masuk ke project
Biaya perjalanan, akomodasi, dan pembelian kecil oleh tim sering jadi kebocoran margin karena tidak tercatat ke project. Di Odoo, setiap expense karyawan bisa diberi analytic distribution ke project, sehingga ikut terhitung di laporan Margins bersama timesheet dan biaya lainnya.
- Re-invoice ke pelanggan: expense yang terkait sales order bisa ditagihkan kembali ke klien, at cost atau dengan harga jual, tanpa input ulang di invoice.
- Batas expense per jabatan: setiap kategori expense bisa diberi batas maksimal per job position. Karyawan mendapat peringatan saat melewati batas, dan approver bisa memakai tombol Cap Reimbursement to Policy untuk memotong bagian yang melebihi kebijakan.
- Laporan expense gabungan: beberapa expense bisa dipilih lalu dicetak sekaligus dalam satu laporan dengan satu total, diikuti lampiran struknya. Praktis untuk rekap biaya per perjalanan dinas atau per project.
- Reimbursement lewat payroll (Enterprise): setiap kategori expense bisa diberi salary rule sendiri, sehingga penggantian biaya di slip gaji dihitung sesuai jenis expense-nya.
Lokasi menu: Expenses › Configuration › Expense Categories untuk batas per jabatan dan salary rule.
Planning dan Field Service terhubung ke task
Planning dan Field Service di Odoo menghubungkan jadwal tim langsung ke pekerjaan project. Semua fitur berikut khusus Enterprise.
- Shift terkait task: shift yang terhubung ke project bisa diisi task tertentu, sehingga perencanaan sampai level task, bukan hanya project.
- Banyak resource per shift: satu shift bisa berisi beberapa karyawan dan material (kendaraan, alat), cocok untuk pekerjaan tim.
- Side panel penjadwalan: pekerjaan yang belum dijadwalkan tampil di panel samping dan tinggal di-drag ke Gantt atau Calendar.
- Auto Plan berbasis lokasi dan prioritas: penjadwalan otomatis memperhitungkan lokasi pelanggan dan mendahulukan shift berprioritas tinggi.
- Kirim jadwal via WhatsApp: jadwal yang dipublikasikan bisa dikirim ke nomor kerja karyawan memakai template WhatsApp yang disetujui.
Bagi kontraktor, ISP, atau perusahaan servis, kombinasi ini menutup celah antara rencana project di kantor dan eksekusi di lapangan.
Community atau Enterprise?
Pengguna Community sudah mendapat fitur inti Project: Project Roles, project dari CRM, kolaborator portal, laporan margin, expense per project dengan batas per jabatan, dan tampilan mobile. Yang khusus Enterprise adalah lapisan produktivitas di sekelilingnya: cetak Gantt, isi otomatis role dari template, timer dan assistant timesheet, reimbursement expense lewat payroll, serta Planning dan Field Service.
Aturan praktisnya: jika kebutuhan utama adalah mengelola task, tim, dan transparansi ke klien, Community sudah memadai. Jika bisnis bergantung pada akurasi jam tagih dan penjadwalan tim lapangan, nilai tambah Enterprise cukup besar.
Penutup
Odoo menjadikan Project pusat yang menghubungkan penjualan, tim, pelanggan, dan jadwal lapangan. Tidak ada satu fitur yang spektakuler, tetapi gabungannya mengurangi input ganda dan membuat margin project lebih bisa dipercaya.
Sedang menimbang Odoo untuk manajemen proyek, atau ingin mengoptimalkan implementasi yang sudah berjalan? Tim InfinysCloud siap membantu dari pemetaan proses hingga pengembangan modul kustom. Kunjungi integra.isi.id untuk konsultasi.